「AIで業務を効率化したい」という相談を受けたとき、最初に出てくるのはたいてい製品名です。しかし、どの業務のどの部分に時間がかかっているかが共有されていないまま道具を選ぶと、導入後に「思ったほど変わらない」「使う人と使わない人に分かれた」という結果になりやすくなります。AIが置き換えられるのは業務そのものではなく、業務を構成する作業の一部だからです。
この記事では、医療・介護・福祉の現場で、AIの検討に入る前に行う業務の書き出しと時間の調べ方を、粒度の決め方、測定方法の使い分け、結果の読み解き方の順に整理します。特定の製品やサービスを前提にしない、現場で再現できる手順として書きます。
道具選びより先に書き出すほうが結果的に早い
業務を書き出す作業は、一見すると遠回りに見えます。それでも先に行う理由は三つあります。
- 効果を確認する基準ができる：導入前の時間が分からなければ、導入後に「楽になった気がする」以上のことが言えません。
- 対象業務のずれを防げる：管理者が負担だと思っている業務と、現場が時間を取られている業務は一致しないことがあります。
- 反対意見の中身が見える：「忙しいから無理」という声は、多くの場合、新しい手順が上乗せされることへの警戒です。何を減らすかを先に決める論点については、「忙しいから無理」は反対意見ではない——AI導入の前に何を減らすかを決める手順でも扱っています。
書き出す単位（粒度）を先に決める
業務の書き出しが途中で止まる原因の多くは、粒度がそろっていないことです。「記録」と「システムにログインする」が同じ一覧に並ぶと、合計時間が意味を持たなくなります。次の三層のどこで書くかを、着手前に決めます。
| 層 | 例 | 使いどころ |
|---|---|---|
| 業務（大分類） | 記録、申し送り、請求事務、家族対応 | 部署間の比較、年間計画 |
| 作業（中分類） | 日々の経過記録の入力、担当者会議の議事録作成、請求前の内容点検 | 時間の測定とAI検討の中心 |
| 動作（小分類） | 画面を開く、紙からシステムへ転記する | 手順書の見直し、操作の改善 |
おすすめは作業の層です。おおむね十数分から一時間程度で区切れる単位にそろえると、担当者が思い出して書けます。一部署あたり数十項目に収まる程度を目安にすると、集計も現実的な負担で済みます。
時間の調べ方は四つ。精度と負担で使い分ける
時間の調べ方にはいくつかの型があり、精度と現場の負担が反比例します。すべてを一度に行う必要はありません。
| 方法 | 内容 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 自己記録 | 本人が作業の開始・終了を都度書き留める | 短期間の試行、対象業務を絞った確認 | 記入自体が負担になる。中断の多い業務は漏れやすい |
| ワークサンプリング | 一定間隔（たとえば15分ごと）に「今何をしているか」だけを記録する手法 | 業務の構成比をざっくり把握したいとき | 個々の作業時間は出ない。回数が少ないと偏る |
| 直接観察（タイムスタディ） | 第三者が付き添い、作業ごとの所要時間を計測する手法 | 特定の業務を精密に見たいとき | 観察者の確保が必要。見られる側の負担と行動の変化に配慮する |
| 既存ログの活用 | 記録システムの操作履歴、送信時刻、勤怠データなどを使う | 継続的な傾向の把握 | 利用目的の明示が必要。個人の評価目的に転用しない |
「タイムスタディ」は作業ごとの時間を実測する方法、「ワークサンプリング」は瞬間瞬間の状態を抜き取って全体の割合を推計する方法です。初回は自己記録かワークサンプリングから始め、時間を取っている業務が絞れてから直接観察に進むと、負担が過大になりません。
測る期間と、測るときの約束
曜日や時間帯、月末月初の請求期、受け入れの繁忙期によって業務量は変わります。一週間だけの結果を年間の姿として扱わないことが前提です。あわせて、次の点を事前に職員へ伝えておきます。
- 測定の目的は業務の見直しであり、個人の作業の速さを評価するものではないこと
- データの保管期間と、誰が見るのか
- 記録が負担になった時点で中断してよいこと
なお、労働時間そのものの把握については、労働安全衛生法に基づく客観的方法による把握の考え方や、労働時間の適正な把握に関する厚生労働省のガイドラインがあります。業務棚卸しのための測定と、法令上求められる労働時間管理は目的が異なるため、混同しない運用にしてください。
「時間がかかる」の中身を五つに分ける
合計時間だけでは、AIが効く場所は見えません。各作業の時間を次の五つに分けて眺めます。
- 実作業：本来の支援・ケア・判断そのもの
- 待ち：承認、折り返し、他職種の到着を待つ時間
- 探す：記録、書類、担当者、過去の経緯を探す時間
- 転記：同じ情報を紙とシステム、複数の様式に書き写す時間
- 確認・手戻り：照合、差し戻し、書き直し
たとえば次のような場面です。夕方の申し送り前に、日中の出来事を時系列で思い出すために複数画面を行き来し、それから紙の連絡簿にも同じ内容を書く。実作業は数分でも、「探す」と「転記」が倍以上の時間を占めている——こうした構造が見えると、検討すべきものが文章生成なのか、様式の統合なのか、権限設定の見直しなのかが分かれます。待ちや手戻りが中心の業務は、AIではなく段取りと決裁の設計の問題であることが少なくありません。会議で決めたことが動き出す形については、決定が動き出す会議の終わり方 ― 残す4項目も参考になります。
書き出した結果を、導入判断の四区分に落とす
一覧ができたら、作業ごとに次のどれに当たるかを仕分けます。AIの検討対象になるのは、このうちの一部です。
| 区分 | 判断の目安 |
|---|---|
| やめる・減らす | 誰も使っていない帳票、重複した報告先 |
| 手順を直す（AIを使わない） | 様式の統合、入力場所の一本化、権限の付け替えで解消するもの |
| 人が行い、AIが補助する | 下書きの作成、要約、過去記録の検索など。最終確認は人が行う前提 |
| AIに任せない | 診断・治療方針に関わる判断、同意の取得、急変時の対応、苦情対応の一次受け |
補助の対象に挙がった作業でも、その前に扱う情報が外部に出てよいものかの確認が必要です。個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス、医療情報システムの安全管理に関するガイドラインなどが関係します。線引きの具体的な進め方は、記録に AI を使う前に決めておく「外に出してよい情報」の線引きで整理しています。
一度きりで終わらせないための運用
業務の書き出しは、作った時点が最も正確で、その後ずれていきます。制度改定や人員の入れ替わりがあれば前提も変わるため、年次の見直しと、報酬改定・システム更新のタイミングでの更新を決めておきます。
また、特定の職員の記憶に頼って回っている作業は、一覧に載りにくいという特徴があります。棚卸しの場で「この作業は誰が代われるか」も併せて記録しておくと、属人化の所在が見えます。この論点は「あの人がいたから回っていた」を越える ― AI導入が定着しない組織に欠けている3つの仕組みでも扱っています。
効果を見る指標は、導入前に決めておきます。所要時間だけでなく、やり直しの回数、提出期限に遅れた件数、時間外労働の推移など、現場が実感と結び付けられるものを選ぶと、継続的な確認がしやすくなります。
まとめ
AIの検討は、製品の比較からではなく、業務の書き出しから始めると判断がぶれにくくなります。要点は次のとおりです。
- 粒度は作業の層にそろえる。一覧は数十項目を目安にする
- 測定は自己記録やワークサンプリングから入り、必要な範囲で直接観察に進む
- 目的は業務の見直しであることを明示し、個人評価には使わない
- 時間を「実作業・待ち・探す・転記・確認と手戻り」に分けて中身を見る
- 仕分けは「やめる／手順を直す／AIが補助する／AIに任せない」の四区分で行う
- 扱う情報の外部送信可否は、関係する法令とガイドラインを確認したうえで先に決める
書き出した一覧は、AI導入の可否を判断する材料であると同時に、導入しない判断を説明する根拠にもなります。どちらに進むにせよ、現場が納得できる材料を先に持っておくことが、後からの手戻りを減らします。
